TEMA DE LA
CLASE: SOPORTES DE CONTABILIDAD
OBJETIVO: IDENTIFICAR LOS PRINCIPALES
SOPORTES DE CONTABILIDAD QUE SE EMPLEAN EN UNA EMPRESA.
Los soportes
contables
Los soportes
contables son los documentos que sirven de base para registrar las operaciones comerciales
de una empresa, es por ello que se debe tener un especial cuidado en el momento
de elaborarlos
Todas las operaciones económicas que
realizan las empresas deben ser registradas en los libros de contabilidad, pero
a su vez para que cada uno de estos registros sean justificables deben
soportarse con los documentos pertinentes para cada una de ellas, es por ello
que a continuación se presentan los principales papeles comerciales y títulos
valores que pueden ser utilizados en el ciclo contable, su definición y sus
principales características.
GENERALIDADES
Todos los soportes contables deben
contener la siguiente información general: Nombre o razón social de la empresa
que lo emite. Nombre, número y fecha del comprobante. Descripción del contenido
del documento. Firmas de los responsables de elaborar, revisar, aprobar y
contabilizar los comprobantes. Los principales soportes de contabilidad son:
1. Recibo de caja
El recibo de caja es un soporte de
contabilidad en el cual constan los ingresos en efectivo recaudados por la
empresa. El original se entrega al cliente y las copias se archivan una para el
archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad.
El recibo de caja se contabiliza con
un débito a la cuenta de caja y el crédito de acuerdo con su contenido o
concepto del pago recibido. Generalmente es un soporte de los abonos parciales
o totales de los clientes de una empresa por conceptos diferentes de ventas al
contado ya que para ellas el soporte es la factura.
2. Recibo de
consignación bancaria
Este es un comprobante que elaboran
los bancos y suministran a sus clientes para que lo diligencien al consignar.
El original queda en el banco y una copia con el sello del cajero o el timbre
de la máquina registradora, sirve para la contabilidad de la empresa que
consigna.
Hay dos tipos de consignaciones, una
para consignar efectivo y cheques de bancos locales y otro para consignar
remesas o cheques de otras plazas. Necesidades varias Los soportes de
contabilidad se elaboran en original y tantas copias como las necesidades de la
empresa lo exija
3. Factura de
compra-venta
La factura comercial es un soporte
contable que contiene además de los datos generales de los soportes de
contabilidad, la descripción de los artículos comprados o vendidos, los fletes
e impuestos que se causen y las condiciones de pago.
Desde el punto de vista del vendedor,
se denomina factura de venta y del comprador, factura de compra. Generalmente,
el original se entrega al cliente y se elaboran dos copias, una para el archivo
consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de la contabilidad.
La factura se debe expedir con los
siguientes requisitos: Estar denominada expresamente como factura de venta.
(preimpreso). Numeración en orden consecutivo. (preimpreso). Apellidos y nombre
o razón social y NIT del vendedor o de quien preste el servicio. (preimpreso).
Apellidos y nombre o razón social del adquiriente los bienes o servicios. Fecha
de expedición. Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o
servicios prestados. El nombre o razón social y NIT del impresor de la factura.
(preimpreso). Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.
4. Cheque
Es un titulo valor por medio del cual
una persona llamada "girador", ordena a un banco llamado
"girado" que pague una determinada suma de dinero a la orden de un
tercero llamado "beneficiario".
5. Comprobante de
pago
Llamado también orden de pago o
comprobante de egreso, es un soporte de contabilidad que respalda el pago de
una determinada cantidad de dinero por medio de un cheque. Generalmente, en la
empresa se elabora por duplicado, el original para anexar al comprobante diario
de contabilidad y la copia para el archivo consecutivo.
Para mayor control en el comprobante
de pago queda copia del cheque, ya que el titulo valor se entrega al
beneficiario. Los soportes contables deben asentarse en forma ordenada y
resumida, expresando claramente las transacciones que diariamente se realizan
en una empresa
6. Letra de cambio
Este documento negociable o título
valor es una orden incondicional de pago que da una persona llamada
"girador" a otra llamada "girado", para que pague a la
orden o al portador, cierta suma de dinero, a la vista o en una fecha
determinada.
En el comercio se utiliza la letra de
cambio como garantía de pago en compras y ventas a crédito. El vendedor hace
firmar letras de cambio a sus clientes y se denominan letras por cobrar; el
comprador acepta las letras a sus proveedores y se llaman letras por pagar.
7. Pagaré
Es un título valor mediante el cual
una persona se obliga a pagar cierta cantidad de dinero en una fecha
determinada. Este documento se utiliza para respaldar los créditos bancarios.
8. Nota Débito
Es un comprobante que utiliza la
empresa para cargar en la cuenta de sus clientes, un mayor valor por concepto
de omisión o error en la liquidación de facturas y los intereses causados por
financiación o por mora en el pago de sus obligaciones.
9. Nota Crédito
Cuando la empresa concede descuentos y
rebajas que no estén liquidados en la factura o cuando los clientes hacen
devoluciones totales o parciales de las mercancías, para su contabilización se
utiliza un comprobante llamado nota crédito. Este comprobante se prepara en
original y dos copias; el original para el cliente, una copia para el archivo
consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad.
10. Recibo de caja menor
El recibo de caja menor es un soporte
de los gastos pagados en efectivo, por cuantías mínimas que no requieren el
giro de un cheque, para ello se establece un fondo denominado caja menor.
11. Nota de contabilidad
Es el documento que se prepara con el
fin de registrar las operaciones que no tienen un soporte contable como es el
caso de los asientos de corrección, ajustes y cierre.
12. Comprobante diario de
contabilidad
Es un documento que debe elaborarse
previamente al registro de cualquier operación y en el cual se indica el
número, fecha, origen, descripción y cuantía de la operación, así como las
cuentas afectadas con el asiento. A cada comprobante se le anexan los
documentos y soportes que lo justifiquen.
Procedimiento contable
Clasificación, análisis y codificación de los soportes Elaboración de asientos
en borrador Preparación del comprobante diario de contabilidad.